Organiseer je een activiteit? Actieve leden ‘maken’ de vereniging, dus alvast bedankt voor je inzet!

Om de organisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, is een checklist voor het organiseren van activiteiten opgesteld. Je kan deze ruim van tevoren alvast gebruiken om te controleren of je aan de punten van de checklist voldoet.

De checklist:

• Communicatie: Bedenk wanneer je iedereen wilt informeren over je activiteit. Dat gaat via de nieuwsbrief en de socials (facebook / instagram). Omdat je vaak met een inschrijfperiode zit, is het noodzakelijk dat je minimaal 2 maanden van tevoren je tekst voor de nieuwsbrief aanlevert via communicatietennis@wereditilburg.nl. De nieuwsbrief wordt maximaal 1x per maand verzonden, dus als je een editie ‘gemist’ hebt, duurt het weer een maand voordat er gemaild kan worden. Wil je iets geplaatst hebben op de socials, is het belangrijk om zelf een foto / poster aan te leveren die geplaatst kan worden. Let hierbij op de rechten van de foto; je mag niet zomaar iets van internet halen!
• Posters: Aankondiging middels posters zijn altijd een goede manier voor bekendheid. Zorg er wel voor dat je posters na afloop van je activiteit weer netjes worden verwijderd.
• Catering: De bar en keuken hebben we sinds 2016 in eigen beheer. Dat is fijn, er is nu heel veel mogelijk. Maar denk wel aan voldoende barbezetting tijdens je activiteit. Heb je nog vragen over de horeca, mail dan naar Ruud Graumans: horeca@wereditilburg.nl.
• Bestuur: Zorg dat je plannen van je activiteit altijd bekend zijn bij de coördinator activiteiten (Freek Hamers, activiteiten.tennis@wereditilburg.nl). Dit is uiteraard voornamelijk van belang bij nieuwe activiteiten of vernieuwende ideeën.
• Financiële ondersteuning: Indien je een event of toernooi wil organiseren dan juichen wij dit als vereniging enorm toe. Er is vaak ook een financiële ondersteuning mogelijk vanuit de sponsorcommissie. Neem hiervoor altijd vóóraf even contact op met Nick van Mourik (nickvanmourik@gmail.com) en benader geen sponsoren vanuit eigen initiatief. Er zijn lopende contracten en afspraken met huidige sponsoren en deze zijn bekend bij de sponsorcommissie, zij kunnen samen met jou bekijken wat mogelijk is.

Heb je nog aanvullingen of opmerkingen over deze checklist? We horen het graag. Stuur een mailtje naar communicatietennis@wereditilburg.nl